I samband med planlegging og førebuing av reiser i utlandet er det i dei sentrale beredskapsplanane beskrivne følgjande tiltak, som skal gjerast kjent for studentar og tilsette. For feltarbeid er det eigne prosedyrar.
Tilsette
For tilsette er det beskrive kva du må gjera før reisa, ved bestilling, under og etter reisa.
Studentar
Slik reiser du på utveksling – skildring av heile prosessen.
Forsikring
For tilsette og studentar; sjekk alltid at du har nødvendig forsikring, og eventuelle nødvendige tilleggsforsikringar.
Ansvar
Det er leiars ansvar ved eininga å sørgja for at denne informasjonen er gitt og motteke.
Det er ansvaret til tilsette å sørgja at reglementet blir følgt.