Forberedelser
I forkant av møtet blir ph.d.-kandidat og hovedveileder bedt om å fylle inn et nettskjema. Lenker til skjemaene blir sendt på e-post et par uker før møtet. Rapportene blir delt med oppfølgingskomiteen og blir behandlet konfidensielt.
En uke før møtet vil komiteen få tilsendt:
- Ph.d.-kandidaten og veileders rapporter
- Kandidatens prosjektbeskrivelse
- Eventuelt komiteens rapport fra året før
- Skjemaet komiteen skal rapportere i
Det anbefales at komiteen møtes 15 minutter tidligere for å drøfte og bli enige om hvordan tilbakemeldingene fra ph.d.-kandidat og veileder skal adresseres i møtet.
Progresjonsmøter
Første progresjonsmøte skjer i tredje semester (12-14 måneder etter opptaksdato).
Tredjesemesterrapport er obligatorisk for alle som tar doktorgrad ved MN-fakultet. På NHM fortsetter ph.d.-kandidatene å rapportere hvert år.
Progresjonsmøtene er konfidensielle og skal være en arena der ph.d.-kandidater og veiledere kan snakke åpent om utfordringer i prosjektet eller med veiledergruppen.
Hovedveileder og interne medveiledere skal delta i progresjonsmøtene.
Møtets oppbygging
Det settes av 1,5 time til progresjonsmøter. Møtets oppbygging er som følger:
1. Ph.d.-kandidatens presentasjon
Møtet starter med kandidatens presentasjon om prosjektets status. I tredje semester må presentasjonen inneholde en kort beskrivelse av prosjektet. I de følgende semesterne skal presentasjonen dreie seg mer om progresjonen og oppnådde resultater siden sist, og ikke om prosjektet i seg selv.
Varigheten av presentasjonen bør være 15-30 minutter i tredje semester og 15-20 minutter i de følgende semesterne. Presentasjonen skal inkludere følgende momenter:
- Om prosjektet går etter planen
- Om gjennomføring av opplæringsdelen går etter planen
- Publikasjoner hittil
2. Hovedveileders redegjørelse
Etter kandidatens presentasjon bes hovedveileder å beskrive
- Hvordan veiledningen fungerer,
- Hvordan medveiledere er involvert og hvor avgjørende deres bidrag er til prosjektet.
3. Diskusjon
Deretter innleder komiteen til diskusjon med kandidaten og veilederne om
- prosjektets status
- mulige veivalg og prioriteringer
- potensielle forsinkelser
- veiledning
4. Veilederforhold
Siste del av møtet handler om veilederforhold og skjer konfidensielt. Denne delen starter med en samtale mellom oppfølgingskomiteen og veilederne, uten at kandidaten er til stede. Etter dette forlater veilederne møtet, og oppfølgingskomiteen møter kandidaten alene.
Oppfølgingskomiteen
Komiteen oppnevnes av Ph.d.-utvalget på NHM og skal bestå av minst tre medlemmer, fortrinnsvis med god faglig innsikt i prosjektets fagområde og erfaring med veiledning av ph.d.-studenter. Et av medlemmene skal ha tilhørighet til Ph.d.-utvalget, og vedkommende skal fungere som komiteens leder og lede progresjonsmøtene.
Komiteens oppgave er å støtte kandidaten i doktorgradsarbeidet. Komiteen skal:
- vurdere fremdriften til kandidaten i forhold til den godkjente prosjektbeskrivelsen og tidsplanen
- komme med innspill til kandidat og veiledere om aktuelle veivalg, prioriteringer og avgrensninger i prosjektet.
- forsøke å avdekke problematiske forhold og vurdere behov for endringer i prosjektet, opplæringsdelen eller veiledergruppen
Oppfølgingskomiteens rapport
Komitelederen sørger for å oppsummere komiteens konklusjoner i en rapport. Det er viktig at rapporten gir en redegjørelse for eventuelle problematiske forhold. Hvis oppfølgingskomiteen anbefaler konkrete tiltak, skal disse utdypes i rapporten.
På den siste siden i rapporten kan komiteen gi en skriftlig tilbakemelding og dele anbefalinger med ph.d.-kandidaten og veilederne.
Komitelederen presenterer rapporten for Ph.d.-utvalget, som vurderer eventuelle videre tiltak. Hvis veilederen er medlem av Ph.d.-utvalget, vil rapporten ikke bli diskutert eller delt med hen.