3. semesteroppfølging (3SO)
Innkalling skjer tidligst 12 måneder, senest 15 måneder etter tilsettingsdato. Følgende deltakere må være til stede: kandidat, veileder(e), og lokalt ph.d-komité inkl. koordinator for komitéen.
Komité
- Komitéen skal vurdere den faglige progresjonen i forhold til ph.d.-avtalen og prosjektbeskrivelsen. Komiteen skal bestå av minst 3 kompetente medlemmer (normalt er dette medlemmer i det lokale ph.d.-utvalget ved ITA).
OBS! Hovedveileder/Medveileder skal ikke representere komitéen hvis deres student skal ha 3SO. De kommer kun til å ha rollen som veileder i dette tilfellet.
- I tillegg deltar koordinator i lokalt ph.d.-utvalget som følger opp teoretisk opplæringsdel i avtalen (emner, spesialpensum, sommer/vinterskoler).
- Alle deltakere vil motta en digital kopi av ph.d.-avtalen og prosjektbeskrivelsen noen dager før møtet.
Program
- Kandidat skal gi en presentasjon av prosjektet for komitéen (varighet: ca. 15. minutter).
- Komitéen intervjuer kandidaten uten veileder til stede (varighet ca. 15. minutter). Kandidaten er ferdig etter at presentasjonen av prosjektet og intervjuet er gjennomført og trenger ikke å være til stede for resten av møtet.
- Komitéen intervjuer veiledere uten kandidaten til stede (varighet ca. 15. minutter). Veileder er ferdig etter intervjuet med komitéen og trenger ikke å være til stede for resten av møtet.
- Komitéen oppsummerer, skriver og signerer under oppfølgingsskjemaet. Hvis nødvendig, vil forslag til eventuelle tiltak gå fram av skjemaet.
Koordinator sender ferdig utfylt skjema til ph.d.-administrasjonen ved fakultetet. Dersom komitéen har foreslått tiltak, vil fakultetet diskuteres det i samråd med instituttet.
Årlig oppfølging
Det er obligatorisk for alle kandidater og hovedveiledere til å levere et nettskjema om framdriften i prosjektet. Kandidat og hovedveileder skal levere separate skjemaer innen en gitt frist. Det er kun koordinator i lokalt ph.d.-utvalg som har tilgang til rådata; informasjonen deles ikke med andre uten tillatelse fra innsenderen av skjemaet. Følgende trenger ikke å levere skjema, men kan gjøre det frivillig dersom de ønsker det:
- kandidater som har nylig hatt 3. semesteroppfølging eller skal ha det (innen 6 måneder)
- kandidater som skal disputere snart (det gitte semesteret)
- kandidater som har nettopp begynt som ph.d. student (under 6 måneder)
Veilederne til overnevnte kandidatene kan også frivillig rapportere hvis de vil.
Gjennomføring
- Årlig oppfølging skjer elektronisk ved bruk av Nettskjema. Kandidat og veileder vil få tilgang til hvert sitt nettskjema ph.d. koordinatorer. Hovedveileder kan videresende skjemaet til medveiledere som har mer aktive roller og som ønsker å dele refleksjoner. Ph.d. koordinatoren spesifiserer til veileder hvilken kandidat som de må sende oppfølgingsskjemaet for. De kan sende skjema for sine andre ph.d. studenter også hvis de ønsker det, men det er ikke et krav.
- Ph.d. koordinatoren går gjennom de innsendte besvarelsene, får samtykke fra kandidaten/veilederen først, og deretter informerer ph.d.-utvalgsleder hvis hvor det er behov for å bistå med hjelp.
Dersom veileder har behov for hjelp: Ph.d.-utvalgsleder, koordinator og veileder møtes for en samtale. Resten av ph.d.-utvalget kan også delta hvis nødvendig. Møtet med kandidat settes opp kun ved behov.
Dersom kandidaten har behov for hjelp: Ph.d.-utvalgsleder, koordinator og kandidat møtes for en samtale. Møtet med veileder settes opp kun ved behov og med samtykke fra kandidaten.
Kandidater/Veiledere som er fornøyde blir ikke kalt inn til møter, men nevnes anonymt kun i skjemaet.
- Komiteen oppsummerer og koordinatoren skriver en rapport hvor kandidatene og veilederne anonymiseres. Eventuelle tiltalk, dersom det er nødvendig, vil gå fram av rapporten.