Referat konstituerende styremøte 16. januar 2025

Fysisk institutt 17.1.2025

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra konstituerende styremøte
Tidspunkt: Torsdag 16.1.2025 kl. 13.15 - 15.05

Til stede: Viefers, Gørgen, Gunnæs, Siem, Adli, Markova, Lithun, Murtnes, Lindstrøm, Malthe-Sørenssen, Gjersdal, Bernhardsen 

Forfall: Begge studentrepr.

Vedtak:

Dagsorden ble godkjent.

Det henvises til valgprotokoll som oppsummerer styrevalget. I tillegg til protokollen foreligger det opptellingsprotokoller for de tre kategoriene som var til valg, og disse protokollene kan man hvis ønskelig få tilgang til ved å kontakte kontorsjef.

Det kom opp spørsmål om Lindstrøm egentlig har lov til å være vara, siden han er fast ansatt forsker. Det var kun han og Markova som stilte til valg for de åremålsansatte, så om Lindstrøm ikke er valgbar, blir det ingen vararepresentasjon fra denne gruppen. Styret er innstilt på å la Lindstrøm fortsette, og da anses den diskusjonen som avsluttet.  

Det kom også opp spørsmål om hvem som er første og andre vararepresentanter. Dette har i etterkant blitt sjekket ut, og i UiOs eValg-system ligger denne informasjonen. Nettsiden med styrerepresentanter er oppdatert.

Vedtak:

Styret godkjenner fremlagt valgprotokoll.

Bakgrunn:

Det henvises til fremleggsnotat med forslag til medlemmer.

Vedtak:

Styret godkjenner medlemmer av hhv. phd.-utvalget, ansettelsesutvalget, utdanningsutvalget, likestillings- og mangfoldsutvalget og programrådene i tråd med forslag i fremleggsnotatet.

Eventuelle endringer i sammensetning etter diskusjoner nevnt i fremleggsnotatet,  vil bli fremlagt for styregodkjenning på et senere tidspunkt.

Styret godkjenner følgende når det gjelder nestledere og stedfortreder:

1) Anette E. Gunnæs utnevnes som utdanningsleder for perioden 1.1.25 - 31.12.28

2) Andreas Gørgens periode som forskningsleder forlenges for perioden 1.1.25 - 31.12.28

3) Anette E. Gunnæs utnevnes som stedfortreder for perioden 1.1.25 - 31.12.28 

Bakgrunn:

Styret blir orientert om årsregnskapet 2024 og videre prognose (v/ Inger Anne Pedersen). Det henvises i den forbindelse til økonomirapport med ledelsesvurdering og presentasjonen som ble gitt i møtet.

* Uklart hva salgsinntekter er. Det er snakk om kjøp av tjenester i form av bruk av leiesteder fra eksterne aktører til kortere oppdrag. Må ikke forveksles med inntekter som genereres ved at leiestedene brukes i prosjekter. 

* De økte inntektene gir ikke nødvendigvis instituttet økt handlingsrom, da mye er bundet opp til spesifikke formål. 

* Gitt den noe forbedrede prognosen er det spørsmål om vi systematisk har langtidsbudsjettert for pessimistisk? Det gjenstår å se om dette er en trend.

* Har vi lov til å budsjettere med underskudd? Vi budsjetterer basert på realistiske forventninger, og så lenge så mye av økonomien er bundet opp i lønnskostnader for faste stillinger, er det egentlig urealistisk å gå i balanse på kort sikt. Et poeng er om UiO som helhet går i balanse, og p.t har universitetet som helhet god nok økonomi. 

* Hva med justering av prognosen? Dette vil det selvsagt bli jobbet fortløpende med.  

* Hva med kostnader/husleieutgifter knyttet til Livsvitenskapbygget? Mye er uklart her. UiO sentralt prøver å overbevise KD om at UiO ikke kan bære kostnaden alene. 

Det henvises til presentasjon fra instituttleder. Mht. omtalen av omstillingsprosessen på IBV henvises det til nettsiden for dette prosjektet. 

* Murtnes nevnte at studieseksjonen har savnet en helhetlig strategi på instituttet. Arbeid med en strategiplan bør være et opplagt tema på et fremtidig instituttseminar. Det synes å være støtte i styret for å arbeide med en strategisk plan. Mulig å skissere noe som kan legges frem på neste styremøte.  

* IBV-planen som det ble henvist til, er helt uten faglige prioriteringer. 

Denne saken ble det orientert om i styremøtet i desember 2024, altså overfor det avtroppende styret. I den forbindelse henvises det til sak 41/24 på https://www.mn.uio.no/fysikk/om/organisasjon/styret/moter/2024/191224/referat-191224.html. Det henvises også til fremleggsnotat. 

* Lithun kommenterte at I-lab og ELAB samarbeider om særlig Space-prosjekter, og bortfallet av det ene årsverket vil således påvirke fellesprosjekter. 

* Instituttledelsen har møtt forståelse hos MN-ledelsen for en vidererføring, og dekanatet har overlatt beslutningen til instituttet. 

* Presedensfare? Uheldig at det ikke ligger en strategi til grunn for å understøtte en beslutning. 

* Avtalte timer som ikke kan leveres går utover troverdigheten til instituttet. 

* Lignende sak på I-lab med den MN-finansierte stillingen. Ikke videreføring av denne ville ha hatt lignende ringeffekter. Her har MN-ledelsen besluttet at den stillingen videreføres.

* I fremleggsnotatet savnes det et mer tydelig skille mellom faglige og økonomiske argumenter i begrunnelsen. Fremkommer ikke tydelig nok hva som er lovet av egenandeler og hva som er leiestedsinntekter. 

Styret støtter instituttledelsen i at stillingen på ELAB blir videreført. Styret ber administrasjonen om å utarbeide en kunngjøringstekst med tanke på snarlig utlysning.

Det henvises til forslag til fullmakter fra programråd til programkoordinator og programrådsleder. Dette er i hovedsak en videreføring av eksisterende fullmakter, med unntak av godkjenningssaker hvor det er en del endringer. Forslaget er utarbeidet av studieseksjonen i samråd med tidligere utdanningsleder. 

Styret godkjenner fullmakter til programkoordinator og programrådsleder i tråd med fremlagte forslag.

Vedtak:

Vårens styremøter avholdes på følgende datoer:

• 27. februar 
• 10. april
• 12. juni 

• Gøril Mellem har tiltrådt i fast stilling som seniorrådgiver/senterkoordinator 1.1.25. Stillingen er tilknyttet og finansiert av Norsk Nukleært Forskningssenter.

Referat fra seksjonsledermøter:

Susanne Viefers
instituttleder