Eksternfinansierte sentre arbeider med ambisiøse ideer og komplekse problemer. Samordnet og langsiktig forskningsinnsats innenfor eller på tvers av fagområder er viktig for sentrenes måloppnåelse. Instituttene som deltar i et eksternfinansiert senter skal bidra til senterets måloppnåelse. Senter og deltagende institutt forventes å benytte tildelte ressurser fra ekstern finansiør og vertsinstitusjonen til å utvikle sterke fagmiljøer som skaper tydelige ringvirkninger i virksomheten.
Innhold
1. Formål og omfang
a. Disse retningslinjene gjelder for organisering og drift av eksternfinansierte sentre hvor Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet er prosjektansvarlig.
b. Disse retningslinjene utfyller UiOs politikk for eksternfinansierte sentre, UiOs retningslinjer for SFF-virksomhet der relevant, samt finansiørs krav og retningslinjer.
c. Saker tilknyttet senterets drift innenfor områder som ikke omtales i disse retningslinjene skal følges opp i henhold til gjeldende bestemmelser og regelverk ved UiO.
d. Senteret plikter å følge fakultetets gjeldende retningslinjer for forskningssikkerhet, og vurdere relevante sikkerhetsmessige forhold i forbindelse med f.eks. ansettelser, invitasjon av gjesteforskere, besøk og prosjektdrift.
2. Organisasjonstilknytning
a. Et eksternfinansiert senter etableres under ett vertsinstitutt med de organisatoriske rammer det innebærer. Et vertsinstitutt kan unntaksvis være annen enhet på tilsvarende organisatorisk nivå.
b. Vertsinstituttet har hovedansvar for virksomheten ved senteret.
c. Ved oppstart av senteret skal det inngås en vertsavtale mellom senteret, vertsinstituttet og andre deltagende institutter ved UiO iht. UiOs mal. Vertsavtalen regulerer hovedprinsippene i det økonomisk-administrative samarbeidet.
d. Fast ansatte som bidrar til senterets virksomhet har sitt ansettelsesforhold ved sine respektive moderinstitutter, inkludert linjeledelse og personalansvar. Fordeling av arbeidsplikt mellom institutt og senter avtales for den enkelte, og må være i henhold til føringer fra finansiør.
e. Prosjektfinansierte stillinger skal normalt være tilknyttet senteret, inkludert linjeledelse og personalansvar.
f. Administrativ koordinator skal normalt være tilsatt ved senteret, se 6b.
3. Økonomi
a. Senterets virksomhet skal være totalbudsjettert ved opprettelsen.
b. Fakultetet bidrar med et definert antall interne rekrutteringsstillinger i senterets virkeperiode avhengig av fakultetets budsjettandel og avtales før innsending av søknad. Finansieringen av stillingene følger fakultetets til enhver tid gjeldende sats.
c. Fakultetets andel av senterbevilgningens nettobidrag tilfaller deltagende institutter i sin helhet. Fordelingen mellom de deltagende instituttene fastsettes i vertsavtalen.
d. Insentivmidler(1) som fakultetet fordeler går i sin helhet til prosjektleders moderinstitutt.
e. Overhead på prosjekter som inngår i senterets prosjektportefølje deles mellom senteret og prosjektleders moderinstitutt. Fordelingsnøkkel skal spesifiseres i vertsavtalen og er minimum 80% til instituttet.
(1) Inntekter fra eksternt finansierte bidrags- og oppdragsprosjekter genererer ekstra inntekter til instituttene gjennom MN-fakultetets fordelingsmodell. Disse ekstra inntektene til instituttet kalles insentivmidler. I fakultetets gjeldende fordelingsmodell (i 2025) utløser alle eksternt finansierte bidrags- og oppdragsprosjekter insentivmidler, uavhengig av finansiør.
4. Senterstyre
a. Dersom det er samarbeidspartnere i senteret, skal senteret ha et eget styre.
b. Hvis senteret i hovedsak er konsentrert i ett institutt, skal senteret normalt være underlagt instituttstyret.
c. Dersom senteret har behov for et eget senterstyre, oppnevnes dette av dekan iht. gjeldende bestemmelser.
d. Styrets leder bør som hovedregel være instituttleder ved vertsinstituttet eller prodekan for forskning ved vertsfakultetet, hvis ikke annet er spesifisert av finansiør.
e. Styrets oppgaver og ansvarsområder fremgår av kontrakten mellom finansiør og UiO.
5. Senterleder
Senterleder skal, i tillegg til bestemmelsene i dokumentene referert til i pkt. 1b,
a. sørge for at søknader om nye eksternt finansierte prosjekter følger ordinære søknads- og budsjetteringsprosedyrer.
b. sørge for at nye prosjekt-/ samarbeidsavtaler inngås med forankring i aktuell linjeledelse.
c. ha personalansvar for alle som er tilsatt ved senteret.
d. normalt inngå i relevant ledergruppe ved vertsinstituttet.
6. Administrasjon
a. Senteret skal ha tilgang på administrative fellesressurser på lik linje med andre enheter ved fakultetet.
b. Et senter skal normalt ha en eksternfinansiert administrativ koordinator som har overordnet administrativt ansvar for løpende forvaltningsoppgaver. Dette inkluderer
i. Økonomi og forvaltning, inkludert kontraktforslag og avtaleinngåelse knyttet til prosjektene ved senteret
ii. Administrasjon knyttet til prosjektfinansierte stillinger ved senteret
iii. Redaksjonelt ansvar for senterets nettsted tilknyttet uio.no, iht. UiOs rutiner og retningslinjer for nettarbeid
iv. Administrativt kontaktpunkt mot deltagende institutter og enheter
c. Øvrige administrative ressurser leveres etter nærmere avtale.
7. Lokalisering og arealer
a. Forskergruppene i senteret skal som hovedregel være samlokaliserte, dvs. i tilstøtende lokaler i samme eller nærmeste etasjer.
b. Behov for lokaler og arealkostnader skal avklares med vertsinstitutt og vertsfakultet før innsending av søknad.
c. Kostnader til internhusleie skal synliggjøres i budsjettet.
8. Avvikling
a. Hvordan senterets faglige virksomhet skal ivaretas etter endt virkeperiode skal være gjenstand for dialog mellom fagmiljø og involverte institutter i andre halvdel av senterperioden.
b. Partene må avklare eventuell videreføring og organisatorisk innplassering av midlertidige ansettelsesforhold.
c. Fordeling av eventuelle fremtidige gevinster/underskudd som har oppstått ved senterets drift må avtales mellom partene, sammen med fordeling av senterets øvrige midler og eiendeler.