Det gjennomføres tre ulike rapporteringer for å legge til rette for kandidatene ved Naturfagsenteret:
- Tredjesemestersamtalen skal skje først etter tolv måneder, men ikke senere enn femten måneder etter tilsetting.
- Deretter følger en årlig fremdriftsrapportering via nettskjema.
- I tillegg gjennomføres det sluttlesing (90 %) med ekstern leser.
Tredjesemestersamtalen
Som en del av oppfølgingen av ph.d.-kandidatene, gjennomføres det en rapportering om framgang i 3. semester. Dette skjer i form av et møte der ph.d.-kandidat, veiledere og 2-3 representanter fra ph.d.-utvalget ved Naturfagsenteret deltar. Kandidat og veiledere blir kontaktet om tidspunkt for samtalen. Totaltid for møtet vil være rundt 45–60 minutter.
Hva er hensikten?
Møtet er til for at kandidaten skal få presentert status på arbeidet sitt, redegjøre for eventuelle avvik fra prosjektplanen og øke kandidatens selvtillit til eget arbeid. Møtet muliggjør også å identifisere utfordringer og iverksette passende tiltak.
Hva skal kandidaten vise fram?
Representantene fra ph.d.-utvalget forventer ikke at kandidaten skal vise fram signifikante akademiske resultater, men de ønsker å finne ut av hvordan det går og forsikre seg om at prosjektet utvikler seg som planlagt.
I forkant av møtet bes kandidaten om å forberede en presentasjon på ca. 10–15 minutter. Presentasjonen bør inneholde følgende punkter:
- En kort beskrivelse av prosjektet
- Om arbeidet hittil går etter planen, eventuelt om kandidaten er forsinket eller i forkant sammenlignet med avtalen
- Fremdrift når det gjelder opplæringsdelen
- Eventuelle publikasjoner hittil
- Eventuelle presentasjoner eller konferansebidrag hittil
- Kommentarer til eventuelt pliktarbeid
- Hvordan samarbeidet med veiledere er
- For eksterne kandidater – Opplevelsen av å være ekstern kandidat og mulighet for kontakt med andre kandidater
Presentasjonen kan være på norsk eller engelsk. Representantene fra ph.d.-utvalget vil kjenne prosjektbeskrivelsen som kandidaten leverte som del av søknaden om opptak til ph.d.-programmet.
Veiledningsforhold
Veiledningsforhold skal drøftes både med og uten veileder til stede. Dersom kandidaten i tillegg har behov for å diskutere spørsmål rundt veiledning med andre enn komitéen, kan verneombud, senterleder eller Forvei være alternative samtalepartnere.
Rapporteringsskjema
Et referat som oppsummerer konklusjonene fra samtalen sendes til Naturfagsenterets ph.d.-utvalg og fakultetet. Dersom tiltak blir foreslått må det også foreslås hvem som skal følge opp tiltaket.
Årlig fremdriftsrapportering
Alle ph.d.-kandidater og veiledere skal årlig rapportere om fremdrift etter avholdt tredjesemestersamtale. Dette gjøres ved å svare i et nettskjema. Studieadministrasjonen ved Naturfagsenteret sender ut en påminnelse med lenke til skjemaet ved begynnelsen av hvert kalenderår.
De årlige rapportene fra doktorgradskandidatene og veilederne er et viktig redskap for oppfølging av den enkelte kandidaten og av veilederforholdet. Det er derfor viktig at alle leverer rapporten slik at eventuelle utfordringer kan identifiseres og passende tiltak iverksettes.
Gjennomføring
- Det rapporteres for forrige år etter nyttår. Det sendes for eksempel ut rapportering for 2022 i januar 2023.
- Det rapporteres via et nettskjema som sendes på e-post. Studieadministrasjonen ved Naturfagsenteret samler inn og lagrer separate rapporter fra kandidater og veiledere og de er konfidensielle. Veilederteamet kan sende inn samlet rapport eller sende separate rapporter.
- Alle kandidater tilbys en samtale med leder for ph.d.-utvalget i etterkant av rapporteringen. Men det er når som helst mulig å be om et møte med leder for ph.d.-utvalget. Ta kontakt med studieadministrasjonen for nærmere avtale.
- Leder for ph.d.-utvalget og studieadministrasjonen sammenligner svarene fra veiledere og kandidater. Ved avvik gjennomføres samtaler med ph.d.-kandidater eller veiledere.
- Når kandidaten har gjennomført disputasen makuleres alle papirer fra rapporteringene.
Hvem kan og må fremdriftsrapportere årlig?
Det skal rapporteres hvis møtet i 3. semester er gjennomført.
Hvem kan, men må ikke fremdriftsrapportere årlig?
Alle kandidater og deres veiledere som
- har hatt tredjesemestesrapportering i løpet av det året det rapporteres for
- har startet opp i det året det rapporteres for
- er i permisjon. Det skal rapporters for det tidsrommet de har vært aktive på programmet i rapporteringsperioden.
- har en utløpt avtale, men som fortsatt holder på med sitt ph.d.-prosjekt. Husk i så fall å søke om forlengelse av avtale.
Hvis avhandlingen er levert?
Det skal ikke rapporteres årlig for kandidater som har levert avhandlingen.
Retningslinjer for sluttlesing (90 %) ved Naturfagsenteret
Ph.d.-kandidater ved Naturfagsenteret skal gjennomføre en sluttlesing der kandidaten, veiledere, sluttleser (opponent), ph.d.-utvalg og studieadministrasjon ved Naturfagsenteret deltar. Sluttlesingen kan også åpnes for andre interesserte.
Studieadministrasjonen sender en påminnelse om sluttlesing i god tid til veileder og kandidat.
Formålet
Formålet med sluttlesingen er å gi kandidaten tilbakemelding på hva som kan styrke kvaliteten på avhandlingen og råd for avslutningsfasen av arbeidet med avhandlingen.
Forsinkelser i innlevering
Dersom avhandlingen ikke er klar for innlevering innen opptaksperiodens utløp (eventuelt utvidet opptaksperiode), bør det uansett gjennomføres en sluttlesing der det gis anbefalinger om hva som må gjøres før avhandlingen kan leveres inn.
Gjennomføring
- Veiledere har ansvar for å foreslå opponent og kontakte opponenten etter godkjenning fra ph.d.-utvalget. Veiledere i samarbeid med studieadministrasjonen ved Naturfagsenteret planlegger gjennomføringen av sluttlesing.
- Gjennomføres ca. 2–3 mnd. før finansieringsperioden utløper.
- Kandidaten sender sin tentative avhandling til sluttleser og ph.d-utvalg fire uker før sluttlesingen skal gjennomføres. For å få best mulig utbytte rådes kandidaten til å legge ved en kort beskrivelse av hva det spesielt ønskes tilbakemelding på.
- Sluttlesingen kan legges opp som et sluttseminar / en prøvedisputas.
- Tidsramme skal være maksimalt 2 timer.
- Deltakere er kandidaten, opponent, veiledere, ph.d.-utvalg og studieadministrasjon. Gjennomføringen ledes av studieadministrasjon og kan være åpen for alle.
- Kandidaten redegjør først muntlig for status på arbeidet, eventuelle utfordringer og hva vedkommende ønsker spesielt å få vurdert.
- Opponenten gjennomfører en forberedt kritisk, men konstruktiv opposisjon, først med en generell vurdering av det tekstmateriale som kandidaten har lagt fram, dernest en sekvens der kandidaten svarer på opponentens spørsmål og utfordringer.
- Sluttlesingen skal ende opp i en muntlig bedømmelse som skal være av rådgivende art for hva kandidaten bør fokusere på i avslutningsfasen av arbeidet med avhandlingen.
- Veileder følger opp tilbakemeldinger i samarbeid med kandidaten i etterkant av evalueringen.