Referat styremøte 20. juni 2024

Fysisk institutt 13.8.2024

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra styremøte
Tidspunkt: Torsdag 20.6.2024 kl. 13.15 - 15.00

Til stede: Viefers, Balk, Gørgen, Lindstrøm, Adli, Skramstad, Edin, Roverso, Strøm, Siem

Forfall: Kortgaard

Dagsorden ble godkjent.

Referat fra forrige styremøte ble godkjent. 

Det er tidligere gjort et styrevedtak (16.5.13) om en standard sammensetning av intervjukomite ved utlysning av faste vitenskapelige stillinger. Vedtaket sier at sammensetningen skal være instituttleder, representant fra fagmiljøet, studentrepresentant og representant fra utdanningssiden (normalt utdanningsleder).

Da dette vedtaket ble gjort hadde instituttet ingen forskningsleder. Nå er det naturlig at forskningsleder inngår som medlem i slike komiteer, noe som også har vært praktisert i flere av de siste års utlyste stillinger. 

Styret godkjenner at forskningsleder inngår som medlem i fremtidige intervjukomiteer for faste vitenskapelige stillinger. 

Det henvises til den sakkyndige rapporten. Denne skal i tråd med etablert praksis innom styret for gjennomsyn. 

Intervjukomiteen vil bli i tråd med sammensetning omtalt i sak 16/24, hvor fortrinnsvis seksjonsleder i Seksjon for halvlederfysikk går inn som representant fra fagmiljøet.

Intervju kommer til å bli gjennomført i begynnelsen av høstsemesteret.

Emma Roverso bekreftet at hun kan være med som studentrepresentant i komiteen.

Styresammensetning- mulig endring i sammensetning

Ledergruppen har diskutert en mulig endring av sammensetning av styret for å øke representasjonen av de vitenskapelig ansatte. Sammensetning styres av Normalregler for institutter - Universitetet i Oslo (uio.no).Det skal være maksimalt ni medlemmer, slik vi har. Studentene skal være representert med minst 20 prosent av medlemmene, som hos oss må bety to representanter. Må-medlemmer blir da:

* Instituttleder 

* Nestleder/stedfortreder

* 1 midlertidig vitenskapelig ansatt

* 2 studenter

Vi har i dag fylt resten av kvoten med to fast vitenskapelig ansatte (FVA) og to T-A-representanter. Det er disse fire vi kan da sjonglere, og det ligger i kortene at skal vi øke antallet FVA fra to til tre, så må vi tilsvarende redusere antallet T-A-representanter fra to til én.  

Eventuelle endringer i sammensetning må godkjennes formelt av fakultetsstyret.

Oppsummering/ momenter i diskusjonen:

* Det var kommentarer fra komiteen i EVALNAT-prosessen på at det burde være en større vitenskapelig representasjon i instituttstyret. 

* MN-ledelsen er opptatt av at styrene skal være i stand til å ta strategiske avgjørelser og være handlekraftige. 

* Hva med ekstern representasjon? Vil være veldig personavhengig og man må vite hva man vil med en ekstern representant. Flere MN- institutter har byttet ut den ene T-A-representanten med en ekstern representant.Vi bør sjekke hvilken erfaring andre institutter har med eksterne representanter (Bernhardsen følger opp dette).

* Ikke mange andre instituttstyrer på MN som har 3 FVA-representanter.  

* Hvor ofte har man hatt saker hvor det har vært stor uenighet i styret? Historikken viser at dette skjer svært sjelden.

* Med kun én T-A-repr. blir man sittende ganske isolert. Denne gruppen har ganske få arenaer for medbestemmelse. 

* Er det et problem at seksjonsledere også er styremedlemmer? Diskusjonen tyder ikke på det. 

* §2.2 i regelverket kan muligens tolkes som at nestleder ikke skal ha stemmerett i styret (Bernhardsen dobbeltsjekker dette).

Det henvises til økonomirapport og ledelsesvurdering. 

Det henvises til presentasjon fra instituttleder. Noen momenter i tillegg:

* Underskudd over tid vil kunne føre til at man settes under administrasjon, og da mister man selv styringen på hvordan underskuddet skal fjernes. Så den klart beste løsningen er å komme ut av knipa på egen hånd. 

* Første delmål er å komme i balanse på årsbasis. 

* Det er ikke satt noen hard frist fra MN for når budsjettene skal være i balanse. UiO som helhet har fortsatt "penger på bok". 

* Viktig for styrene fremover å ha god innsikt i økonomien. Noe opplæring i grunnleggende økonomiarbeid er derfor ønskelig for nye styremedlemmer. 

Oppsummering fra arbeidet med ARK på instituttseminaret og hvordan dette er tenkt tatt videre.

Det henvises til oversikt som instituttleder viste frem. 

Ledergruppen ønsker å initiere et arbeid hvor kursporteføljen til instituttet gjennomgås, og hvor en målsetting må være å redusere antallet kurs. 

I forbindelse med denne saken er det verdt å minne om et tidligere styrevedtak (fra styremøte 24.11.16, sak 39 vedtak 5) som legger føringer på hvor små kursene kan være før de "tas av plakaten".

Det henvises til presentasjon fra utdanningsleder. Harde grenser er antakelig ikke tingen. Det må bli en diskusjon for hvert enkelt emne, men det overordnede er at vi er nødt til å rydde i porteføljen. Vi må passe på at vi ikke legger ned emner med en oppadgående trend.

Vi må også se på innhold i kurs, eventuelle overlapp med andre kurs etc. 

Studentrepr. påpekte at det er en stor fordel for studentene å ha et stort mangfold av kurs. 

Orienteringssaker fra instituttledelsen

Se presentasjon fra forskningsleder. Det ble i tillegg nevnt at på EU-prosjektet DSTrain er det tildelt 5 stillinger til FI. 

For utdanningssaker henvises det til samme presentasjon som under sak 21/24.

Styret gir instituttleder fullmakt til å fatte vedtak på styrets vegne i sommerferien (i praksis til ca 15. august). Eventuelle vedtak vil bli referert på første møte i høstsemesteret 2024.

• Kevin C. W. Li  har tiltrådt i fast tilling som førsteamanuensis fra 1.6.24. Stillingen er tilknyttet Seksjon for kjerne- og energifysikk og Nukleærsenteret.
• Andrius Kleinauskas har tiltrådt i stilling som forsker fra 1.6.24 og for ett år. Stillingen er eksternt finansiert på EU-prosjektet NuCapCure og er tilknyttet Seksjon for biofysikk og medisinsk fysikk. 

Referat fra seksjonsledermøte 25.4 og 16.5

Susanne Viefers
instituttleder