Til stede: Cecilie Morland (FAI), Andreas Görgen (FI), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Carmen Gaina (IG), Ola Nilsen (KI), Anne Krag Brysting (IBV), Sonja Merethe Mork (Naturfagsenteret), Sergiy Neshveyev (MI), Lutz Bachmann (NHM), Anne Brugård (kandidatrepresentant, MI), Bjørn Jamtveit (forskningsdekan), Jean Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN), Anniken Birkelund (MN)
Forfall: Petter Nielsen (IFI), Paal Engelstad (ITS), Sofie Hildegard Ryen (kandidatrepresentant, IG), Ole Martin Drevland (kandidatrepresentant, FAI)
Saker fra Fakultetet
1. Presentasjonsrunde
2. Orientering fra forskningsdekanen
- Foreløpig har fakultetet fått tildelt 9 Marie Skłodowska-Curie Actions Postdoctoral Fellowship-prosjekter. 3 ved Institutt for biovitenskap, 2 ved Hylleraassenteret, 2 ved Njordsenteret, 1 ved Matematisk institutt og 1 ved Fysisk institutt.
3. Oppfølging av periodisk programevaluering:
1. Forskerutdanningsmelding (FORM)
FORM er en del av jevnlig programevaluering og skal:
- informere fakultetsstyret om tilstand, strategisk arbeid og videreutvikling av forskerutdanningen ved grunnenhetene og fakultetsadministrasjonen for kalenderårene 2023-2024
- avdekke problemområder og legge grunnlaget for fremtidige fokusområder
- fasilitere erfaringsdeling mellom grunnenhetene og formidle best praksis
- legge grunnlaget for Handlingsplan 2025-2026.
Vi vil gjerne få oppsummering av kvalitetsfremmende tiltak, arrangementer o.l. fra ph.d.-utvalgene via nettskjema innen 10. mars.
2. Opptak av interne ph.d.-kandidater forenkles
Det er satt i gang et prosjekt sentralt ved UiO for prosessforbedringer. Ett av tiltakene er opptak av ph.d.-kandidater. Det er bestemt at interne kandidater, de som ansettes ved MN/NHM, skal få opptak samtidig som ansettelse. For eksterne kandidater utvikler UiO sentralt et nettskjema som skal være felles for alle fakultet. Målet er å få utviklet automatiseringsprosesser og få redusert arbeidsmengde for både ph.d.-kandidatene, ph.d.-rådgiver og ph.d.-utvalgene.
I første omgang, må vi omstille oss til å gi opptak til ph.d.-programmet når vi ansetter kandidater hos oss. Dette innebærer at prosessen vi har i dag deles i to:
- Opptak: Fakultetet tar ansvar for å kontrollere utdanningsdokumenter og opptakskrav med en gang det gjøres en ny ansettelse. Kandidaten får opptak på ph.d.-programmet.
- Ph.d.-avtale: Senest innen 2 måneder etter start i stillingen skal kandidatene levere inn forslag til ph.d.-avtale. Som en del av dette skal ph.d.-utvalget vurdere prosjektbeskrivelsen, veiledergruppen, opplæringsdelen og to uttalelser fra hovedveileder angående Resources situation og Possible professional associates or research network.
Eksterne kandidater søker foreløpig om opptak som tidligere, fram til UiO kommer med sitt søknadsskjema som kan gi oss større endringsbehov.
Tilbakemeldinger fra instituttene på hvilken informasjon som kreves for å vurdere ph.d.-avtalen er:
- Om kandidaten skal ha arbeidsplikt eller ikke, så planen de setter opp i prosjektbeskrivelsen kan kontrolleres.
- Masterutdanningen til kandidater som tas opp på Naturfagsenteret, må vurderes opp mot hva som skal inn i opplæringsdelen. Det må bli delt informasjon om utdanningsdokumenter mellom utvalget og HR/studie for å få til dette.
- Det sees ikke behov for å be kandidaten fylle ut om ph.d.-prosjektet er en videreføring av masteroppgaven.
3. Obligatorisk “oppfriskningskurs” for ph.d.-veiledere
I forbindelse med utvikling av veilederopplæring, har vi (Cecilie og Susann) hatt møte med LINK angående mulighet for et heldags eller halvdags-opplegg som veiledere må ta med jevne mellomrom (hvert 5. år ble foreslått). LINK er positive, og ønsker tett dialog med oss rundt hva et slikt kurs skal inneholde. En mulighet er at dette tilpasses for hvert kurs (evt hvert år, dersom det er flere kurs per år), og at ph.d.-rådet setter agenda (men LINK lager innholdet).
Det er stor enighet i at Programrådet bør og vil gi innspill til tematikken som skal tas opp på oppfølgingskursene.
Eksterne hovedveiledere kan melde seg på kursene, om UiO tildeler gjeste-epost. Dette medfører ikke ekstra kostnader.
Det er ønskelig å presentere planen på instituttledermøtet. Det bør vurderes om gjennomføring av veilederopplæring knyttes opp mot tildeling av KD-stillinger.
I første omgang arrangeres en pilot. For å sikre at veilederne får oppfølging og kandidatene blir best mulig ivaretatt bør det bli obligatorisk å ta oppfriskningskurs hvert 5. år på sikt.
Det er positivt at veilederopplæringen vil:
- Skape en arena for erfaringsdeling
- Gi veiledere mulighet til å spille inn tematikk og caser de er interesserte i å diskutere.
- Tilby veilederne opplæring i tema de ikke har erfaring med, som f.eks. bruk av KI, oppsett av karriereplan, og hvordan lede generasjon Z.
4. WEEK 2
Årets arrangement fant sted fra 13. til 17. januar og hadde over 1000 individuelle påmeldinger. MN, NHM, dScience, OD, SV og biblioteket var med arrangører.
Vi har fått svært gode tilbakemeldinger fra deltakerne og bedriftene som møtte opp på bedriftsdagen. Bedriftene kommenterer at de får gjennomført ekte rekrutteringsarbeid.
Arrangementet skal gjentas i 2026, da under navnet THE WEEK. Skal flere fakulteter inkluderes, bør det diskuteres om THE WEEK heves til et UiO-arrangement.
Saker fra ph.d.-representanter
Ingen saker
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1. Residensplikt (Anne, IBV)
I de utfyllende reglene ved MN-fakultetet står det om residensplikt (5.1.6.5): «Ph.d.-programmet er en organisert forskerutdanning, og ph.d.-kandidaten skal normalt tilbringe minimum ett årsverk ved Universitetet i Oslo (residensplikt). Residensplikten kan fordeles over maksimum tre perioder. Residensplikten kan reduseres dersom det kan dokumenteres at ph.d.-kandidaten er i et aktivt forskningsmiljø, og at de faglige krav til veiledning blir ivaretatt i dette.»
Vi lurer på bestemmelsen om maksimum tre perioder. Hvorfor kan ikke residensplikten spres ut over flere perioder? Hos oss er det mer vanlig med flere kortere perioder, avhengig av ulike behov og prosjekter. Er det behov for en endring av regelverket?
Praksis fraviker fra reglementet. Kandidater har i dag muligheten til å dele opp residensplikten i flere og kortere perioder enn det som står i Utfyllende regler. Vi endrer de Utfyllende reglene til å samsvare med praksis.
2. 3. opponenter til evalueringskomiteene (Anne, IBV)
Vi har fått flere kommentarer fra veiledere om at de sliter med å finne aktuelle 3. opponenter til evalueringskomiteene. På grunn av reglene om sampublisering (‘ingen fellespublikasjoner med noen av ph.d.-kandidatens veiledere de siste fem årene’) og samarbeid (‘ingen vitenskapelig samarbeid med noen av ph.d.-kandidatens veiledere de siste fem årene’) ender vi opp med 3. opponenter som er tematisk veldig langt vekk. Gitt at 3. opponent skal kunne steppe inn hvis en av de andre opponentene melder forfall, kan dette bli problematisk.
Er disse reglene (for 3. opponentens habilitet) for strenge slik de praktiseres nå?
Flere institutter opplever lignende problemstillinger og etterlyser mer fleksibilitet i håndteringen og tolkningen av habilitetsreglene ved oppnevning av tredjeopponenten, for å sikre at denne er godt faglig kvalifisert for å bedømme avhandlingen og eventuelt kunne fungere som opponent under disputasen i force majeure-situasjoner. Det finnes argumenter både for og imot å beholde dagens regler, men den beste løsningen vil være å innføre større fleksibilitet, slik at man kan legge vekt på den faglige profilen. Med et mer fleksibelt regelverk legges det et større ansvar på ph.d.-utvalget. Det vil bli ph.d.-utvalgets oppgave å grundig vurdere potensielle inhabiliteter hos tredjeopponenten for å forhindre mulige interessekonflikter, særlig i forhold til veilederen. Dette vil gjøre prosessen noe mer krevende for ph.d.-utvalget da det er viktig å sikre troverdigheten til bedømmelsesprosessen.
Eventuelt
Ingen saker