Til stede: Cecilie Morland (FAI), Ola Nilsen (KI), Anne Krag Brysting (IBV), Petter Nielsen (IFI), Paal Engelstad (ITS), Sonja Merethe Mork (Naturfagsenteret), Sergiy Neshveyev (MI), Siri Birkeland (NHM), Tor Ole Bigton Odden (FI), Anne Brugård (kandidatrepresentant, MI), Nicoline Berit Campbell Birkeland (FI), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Øystein Prytz (forskningsdekan), Jean-Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN), Joakim Erma Møller (MN)
Forfall: Henrik Hovland Svensen (IG)
Referat fra forrige møte
Møteagenda
Saker fra Fakultetet
- Presentasjonsrunde
Orientering fra forskningsdekanen
Samarbeidsavtale med FFI
Fakultetet har planer om å knytte seg tettere til FFI og få til en samarbeidsavtale for både interne og eksterne PhD-kandidater
UiOs arbeidsgruppe om veilederopplæring
Forskningsdekan har nominert Petter Nielsen og Jean-Raphael til å delta i UiOs arbeidsgruppe om veilederopplæring, som skal kartlegge tilbudet ved hele UiO, samt se hva som foregår utenfor UiO. Arbeidet starter opp til høsten og målet er å få til et robust og effektiv tilbud innen veilederopplæring.
Oppfølging av periodisk programevaluering
En kort orientering på hvordan det gikk med THE WEEK 2026
Oppfølging av karriereplaner (v/Susann Andersen og Jean-Raphael)
Fakultetet presenterer hvordan karriereplaner for ph.d.-kandidater skal følges opp for kandidater som er ansatt ved instituttene.
En karriereplan for ph.d.-kandidater er et personlig verktøy som hjelper kandidaten med å reflektere over egen kompetanse, interesser og mulige karriereveier. Planen utarbeides tidlig i ph.d.-løpet og oppdateres jevnlig gjennom hele kandidatperioden. Den brukes som utgangspunkt for dialog med veiledere, spesielt i oppfølgingssamtaler, der man diskuterer mål, utviklingsbehov og konkrete tiltak.
Karriereplanen støttes av ulike tiltak, som seminarer og oppdaterte ressurser, som gir informasjon om karrieremuligheter, ferdighetsutvikling og nettverksbygging. Kandidaten har hovedansvar for planen, mens veiledere og institusjon bidrar med råd, struktur og oppfølging, slik at kandidaten kan ta informerte valg om sin fremtidige karriere.
- Fremdriftsrapportering
Vi ber instituttene om å sette i gang årets fremdriftsrapportering. Det er fortsatt krav om årlig fremdriftsrapportering i UiOs ph.d.-forskrift, og fakultetet må følge dette pålegget før vi kan diskutere eventuelle alternative modeller for oppfølging av ph.d.-kandidater.
Etter årets dialogmøter har fakultetet fått tilbakemelding om at skjemaene i hovedsak fungerer godt. Samtidig uttrykte flere et ønske om større mulighet til å redigere skjemaene, særlig når det gjelder versjonen som er tiltenkt besvart veilederne. Dette er noe fakultetet ønsker å åpne for.
Fakultetet foreslår en forenkling av det årlige fremdriftsrapporteringsskjemaet der fokuset i nettskjemaet blir på kandidatens trivsel og utvikling, og at kandidaten sammen med veileder årlig går gjennom prosjektbeskrivelsen og status for den faglige fremdriften. Vi kommer tilbake med et konkret forslag til høsten.
4. Doktorgraden i tall 2025 (v/Natalia)
Doktorgraden i tall er en årlig statistikkoversikt med referanse til nasjonale tall (SSB) og er en komponent i den jevnlige programevalueringen. Dokumentet oppsummerer nøkkeltall for ph.d.-programmet. Det produseres hvert år og går inn i Forskerutdanningsmelding (FORM) annethvert år. Dokumentet sendes til orientering til instituttledere og NHMs direktør.
5. Residensplikt og ekstern hovedveileder
Historikken ved MN:
Innføringen av ph.d.-graden som en strukturert utdanning i 2003 markerte starten på en tettere og mer systematisk oppfølging av kandidatene. Mange institusjoner brukte allerede to veiledere, men retningslinjene var ofte vage og sa bare at man «normalt» skulle ha flere. Ved MN ble kravet om minst to veiledere tydeligere rundt år 2000. Hensikten var å gjøre veiledningen mindre sårbar og bidra til bedre gjennomføring og kortere studieløp. I praksis fungerte medveilederen i begynnelsen ofte som en «papirveileder» som først og fremst kunne tre inn hvis det oppstod problemer i hovedveilederforholdet.
Instituttsektoren og høyskolene hadde flere stipendiatstillinger som skulle tas opp ved MN. Da ønsket institusjonene som ansatte ph.d.-kandidatene å ha egne hovedveiledere. Fakultetet ønsket samtidig å sikre kvaliteten på forskning og veiledning, og krevde derfor interne hovedveiledere. Dette bidro også til å integrere eksterne ph.d.-kandidater i fakultetets fagmiljøer, som den gangen var relativt små. Resultatet ble en regel om at kandidater fra eksterne institusjoner, som SINTEF eller IFE, skulle ha ett års residensplikt ved MN og en hovedveileder fra fakultetet.
Etter kvalitetsreformen har ulike ph.d.-programledere praktisert reglene om residensplikt og eksterne hovedveiledere noe ulikt. Noen har vært strenge, andre mer pragmatisk.
I den første perioden var praksis ganske restriktiv. Fakultetet la stor vekt på at hovedveileder skulle være ansatt internt, og at kandidatene skulle tilbringe betydelig tid i fakultetets fagmiljøer. Dette hang også sammen med at flere eksterne institusjoner ønsket å bli akkreditert som ph.d.-gradsgivende, og fakultetet ønsket derfor å sikre faglig kontroll.
Senere fortsatte man å være forsiktig med å godkjenne eksterne hovedveiledere, men ble mer fleksibel når det gjaldt residensplikt særlig når samarbeidet var faglig og strategisk viktig, og de eksterne miljøene ble vurdert som sterke. I perioder ble det også uttrykt bekymring for at enkelte avhandlinger fra eksterne miljøer ikke holdt et tilstrekkelig akademisk nivå eller ikke ble vurdert å være av tydelig akademisk interesse for fakultetet til og med fra institusjoner som fakultetet ellers hadde et tett og langvarig samarbeid med.
I nyere tid har praksis blitt mer pragmatisk. Den som faktisk veileder mest, har i større grad kunnet være hovedveileder, samtidig som man fortsatt har lagt vekt på at kandidatene har god kontakt med forskningsmiljøene ved MN. Residensplikt har i større grad blitt tilpasset kandidatens prosjekt og progresjon.
Formål med residensplikt og at hovedveileder normalt skal være ansatt ved MN-fakultetet
Gjennom disse 20 årene har fakultetet arbeidet for å utvide og styrke samarbeidet med eksterne institusjoner, samtidig som vi har ønsket å sikre god oppfølging av kandidatene og at forskningen holder et høyt faglig nivå. Kravet om residensplikt og om at hovedveileder normalt skal være ansatt ved MN, er ment å bidra til dette, og skal særlig oppfylle følgende:
Kvalitet og faglig nivå
Når hovedveileder er ansatt ved fakultetet, er det lettere å sikre at prosjektene holder et nivå som er i tråd med fakultetets standarder. Det gir bedre kvalitetssikring av prosjektbeskrivelse, metode og gjennomføring, og tydeligjøre oppfølging av etisk og forskningsmessig ansvar.
Integrering i forskningsmiljøet
Kandidater som er tett på et aktivt forskningsmiljø, kommer raskere inn i forskningen og har ofte bedre fremdrift. Ett års residens ved fakultetet gir kandidatene tid til å bli kjent med miljøet, delta i forskergrupper, seminarer og kurs, og få tilgang til relevant infrastruktur.
Flere ph.d.-kandidater som har vært ansatt ved eksterne, sterke samarbeidende institusjoner, og som har fått unntak både fra hovedveiledning ved fakultetet og fra residensplikt, har i ettertid sagt at de skulle ønske at de hadde vært mer til stede ved UiO. De savnet særlig et større faglig nettverk, både blant fast vitenskapelige ansatte og blant yngre forskere og stipendiater. Dette kan tyde på at hovedregelen om hovedveileder ved UiO og residensplikt også er i kandidatenes egen interesse.
Nettverk og karriereutvikling
UiO-ansatte hovedveiledere har ofte gode nasjonale og internasjonale kontakter. Det gjør det enklere å koble kandidatene på relevante nettverk, konferanser, medforfattrskap og forskningsopphold ute, noe som er viktig både for avhandlingen og for videre karriere i og utenfor akademia.
Ansvar, oppfølging, gjennomføring og frafall
Når hovedveileder er ansatt ved MN, er ansvarsforhold og forventninger til oppfølging tydeligere. Det gjør det enklere å følge opp progresjon, arbeidsmiljø og eventuelle problemer underveis (forsinkelser, konflikter, endring av prosjekt etc.). Tall ved MN viser at eksterne ph.d.-kandidater blir oftere forsinket enn kandidater som er ansatt ved fakultetet, og at de også slutter oftere før de fullfører. Tett oppfølging fra en MN-ansatt hovedveileder og residens ved UiO kan muligens bidra til å redusere denne risikoen.
Strategisk betydning for fakultetet
Når hovedveileder er ved UiO og kandidatene har en reell tilknytning til miljøene her, kan ph.d.-prosjektene i større grad bygges inn i fakultetets satsingsområder. Og det kan styrker forskningsgrupper og fagmiljøer ved MN.
Vi ønsker å ta dette opp i ph.d.-programrådet for å diskutere om krav til residensplikt og oppnevning av hovedveiledere slik de er utformet i dag, faktisk oppfyller fakultetets intensjoner, og om det er behov for endringer eller innstramminger.
Det er ulike synspunktet på dette med ekstern hovedveileder, og fakultetet vil dermed fortsatt tillate ekstern hovedveileder og vurdere dette sak for sak. Det samme gjelder residensplikt. Instituttene står likevel fritt til å kreve intern hovedveileder eller å opprettholde residensplikten dersom det eksterne forskningsmiljøet ikke fremstår robust nok eller det er andre gode grunner til å nekte kandidaten ekstern hovedveileder/redusert residensplikt.
Saker fra ph.d.-representanter
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
- Kriterier for vurdering av bedømmelseskomiteer [IFI/Petter]
På IFI har vi en lokal veileder vi følger når vi vurderer forslag til bedømmelseskomiteer. Vi lurer litt på hvordan praksis er på de andre instituttene. Vi har også en utfordring med at mange komiteeforslag ikke spesifiserer i hvilken grad de forskjellige opponentene har erfaring med ph.d.-veiledning og som opponenter. For oss ville det vært hensiktsmessig om forslagsskjemaet var litt mer eksplisitt på hva som skal skrives om hver opponent.
Fakultetet undersøker om det er hensiktsmessig å endre forslagsskjemaet ved å få inn flere kvalifikasjonskriterier, som f.eks. erfaring med akademisk bedømming. Fakultetet gjentar at kjønnsbalanse skal oppfylles fortrinnsvis mellom første og andreopponent, slik at instituttet står fritt til å velge administrator uavhengig av kjønn. Som hovedregel skal administrator være tilsatt ved MN, og helst ved instituttet kandidaten tilhører.
Eventuelt
- Møteplan